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更新日:2018年5月16日

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都市整備局開発調整課における不適切な事務処理について

都市整備局開発調整課において、平成24年度から29年度にかけて、開発申請者から提出された都市計画法に定める開発行為の許可等に係る申請書類等の所在が不明なまま、開発行為に必要な通知書等を内部の事務手続きを経ずに作成し、開発申請者に交付するという事案が、宮城野区内の開発で1件、太白区内の開発で1件、計2件発生していたことが平成29年9月に判明しました。

また太白区内の開発では、これら事務手続きを経ないで開発登録簿を作成し、開発登録簿申請者にその写しを交付していました。

本市の内部調査及び開発申請者への聞き取り調査におきましては、開発申請者への便宜供与や見返りを求める等の意図は確認されていないものの、決裁による意思決定を経ずに公文書が作成されていたことを考慮し、警察にも相談をしています。

これらの一連の行為は、公文書ならびに仙台市の開発許可業務の手続きの信頼性を著しく損なうものと認識しており、当該開発行為の開発申請者ならびに市民の皆様に多大なご迷惑をおかけ致しましたことを深くお詫び申し上げるとともに、再発防止に努めてまいります。

なお、平成29年9月に事案が判明した後、申請されていた開発行為については2件とも許可の要件や基準を満たし、工事についても適正に施行されていることが確認できたことから、その後あらためて適正な事務手続きを行い処理を完了しました。

 

1 原因

(1)開発行為の許可申請書の受付けから許可通知書や検査済証の交付までの事務処理プロセスにおいて、組織としてのマネジメントが十分に機能していなかった。

  1. 審査担当者への引継ぎが適切に行われず、上司の監督も十分ではなかった
  2. 処理状況の組織内共有が十分ではなかった
  3. 申請図書の保管管理が適切に行われていなかった

(2)公印の管守および取扱いに関して適切に管理されていなかった。

2 再発防止策

平成29年9月に事案が判明した後、開発調整課において、他に同様の不適切な事務処理が行われていなかったことを確認いたしましたが、今後、開発行為の処理プロセスを組織としてマネジメントするため、下記の取組を実施します。

  1. 各職員が担当する開発行為の申請図書および手続きについて、処理状況リストの共有化などにより進捗管理を徹底します。
  2. 公印管理の徹底や職員相互のチェック体制の強化などにより、事務処理の適正化を図ります。
  3. 課内研修により組織としてコンプライアンス意識の徹底を図ります。

3 各事案の概要(※の箇所は不適切な事務処理)

(1)宮城野区の案件

  • 平成24年5月【変更許可申請書受付】
    既に部分的に完了していた開発行為の未完了部分を、建築物の敷地とする区域(以下「区域1」という。)と未着手の区域(以下「区域2」という。)の2つに分割する変更許可申請書1と、区域1の工事完了届出書2が提出され、職員Aが受け付け、他の職員(不明)にその後の処理を引き継いだ。
  • 同年7月【検査済証交付】※
    区域1の工事の検査済証3が交付された(決裁文書や申請書類等の手続きに必要な書類は確認できず、交付手続きを行った者も不明)。
  • 平成29年9月【建築の相談】
    開発調整課に区域2について開発申請者から建築の相談があり、検査済証3が交付されていたことが判明した。

(2)太白区の案件

  • 平成24年1月【変更許可申請書受付】
    既に部分的に完了していた開発行為の未完了部分を、もとの開発行為から切り離す変更許可申請書1が提出され、同年7月にこの未完了部分を開発区域とする新たな開発行為(以下「区域1」という。)の許可申請書2が提出された。職員Aは、これら変更申請書1と許可申請書2を受け付け、他の職員(不明)にその後の処理を引き継いだ。
  • 同年8月上旬【許可通知書交付】※
    許可申請書2に対して、区域1の許可通知書3が交付された(決裁文書や申請書類等の手続きに必要な書類は確認できず、交付手続きを行った者も不明)。
  • 同年9月【変更許可通知書交付】※
    変更許可申請書1に対する変更許可通知書が交付されていない旨の連絡が開発調整課に入り、その際、区域1の許可通知書3が交付されていたことが同年8月上旬に判明した。開発調整課において、変更許可申請書1と区域1の許可申請書2を捜索したが見つからず、職員Aは所属長に相談したところ、「書類は見つかるだろうから、申請者に迷惑が掛からないようにやっておいてくれ」という趣旨の指示を受け、文書による起案決裁手続きを行わずに、変更許可通知書4を交付した。
  • 同年12月【検査済証交付】※
    地権者から区域1に係る工事完了届出書が提出され、職員Aが受け付けたが、依然として変更許可申請書1と許可申請書2が発見されていなかったため、所属長に相談し、決裁手続きは許可申請書1、2の発見後まとめて行うこととし、決裁を経ずに区域1に係る工事の検査済証5を交付した。
  • 平成26年9月【許可通知書交付】※
    区域1に隣接する開発行為(以下「区域2」という。)の許可申請書6が提出され、職員Aが受け付けた。区域2の許可については区域1の道路整備が前提となるが、許可申請書1、2は発見されていなかったため、所属長や係長に相談することなく、決裁を経ずに区域2の許可通知書7を交付した。
  • 平成27年5月中旬【検査済証交付】※
    区域2の工事完了届出書が提出され、職員Aが受け付けたが、許可申請書1、2は発見されていなかったため、所属長や係長に相談することなく、決裁を経ずに区域2の工事の検査済証8を交付した。
  • 同年5月中旬【開発登録簿の写しの交付】※
    区域2の開発登録簿(開発行為の内容や手続きの履歴について本市が作成するもの)の写しの交付申請があり、職員Aは決裁を経ずに開発登録簿を作成し、その写しを交付した。
  • 平成29年6月【開発登録簿の写しの交付】※
    区域2の開発登録簿の写しの交付申請があり、職員A(当時係長)は、申請を受け付けした職員Bに平成27年5月に不適切に作成した開発登録簿の写しを交付させた。
  • 同年8月【開発登録簿の写しの交付】※
    区域2の開発登録簿の写しの交付申請があり、受け付けした職員Bが不適切に作成された資料を交付することに疑問を抱き、職員Aとともに所属の部長(所属長である課長は不在)に相談し、職員Aが不適切に作成した開発登録簿の写しを職員Bに交付させた。

 

別紙1:開発行為の一般的な流れ(イメージ)(PDF:266KB)

別紙2:宮城野区、太白区案件 概略図(PDF:228KB)

 

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