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更新日:2018年3月29日

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宮城野区戸籍住民課における個人情報の不適切な取扱いについて

平成30年3月12日(月曜日)に宮城野区戸籍住民課において、職員が正規の手続きを経ないまま個人情報を庁外へ持ち出し、第三者に転居先を口頭にて開示する事案が発生しました。

個人情報の不適切な取扱いが行われたことを重く受け止め、深く反省しますとともに再発防止に努めてまいります。

 

1 経過

  • 3月12日に宮城野区戸籍住民課窓口に来庁された方(以下「請求者」)から、以前雇用していた方(以下「対象者」)へ離職票を送付するため、対象者の転居先を知りたいとの申し出があった。
  • 窓口担当者が住民基本台帳法に基づく住民票の第三者請求の手続きを案内したが、必要書類(郵便のあて所に尋ねあたりませんとして返送された郵便物のコピー等)の提出についてご理解を得られなかったため、担当者の上司である職員(以下「当該職員」)が対応を引き継いだ。
  • 対応を引き継いだ当該職員は対象者が旧住所地に居住していない事実を確認すれば必要書類の不足を補えるのではないかと考え、居住の有無を確認するため対象者の旧住所地に赴き、その際に情報管理者である所属長の許可を得ずに対象者の旧住所および転居先住所が記された資料を庁外へ持ち出した。
  • 当該職員は対象者が旧住所地に居住していないことを確認した後、対象者に電話連絡を行い離職票送付のために請求者へ転居先住所を伝えてよいか確認を行ったが、対象者からは請求者に転居先住所を知られたくないとの意向を伝えられた。しかし、当該職員は離職票の送付は対象者の利益になるため差し支えないと判断し、請求者に対し対象者の転居先を口頭で伝えた

※第三者請求
住民基本台帳法第12条の3の規定に基づき、市町村長は、次に掲げる者から申出があり、当該申出を相当と認めるときは、住民票の写し等の交付を行うことができる。

  • 自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために住民票の記載事項を確認する必要がある者
  • 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある者
  • 上記のほか、住民票の記載事項を利用する正当な理由がある者

 

2 原因

住民票交付事務や個人情報の取扱いに関する理解や認識が不十分であったもの。

 

3 発生後の対応

3月16日に対象者から転居先に離職票が届いたことについてお問い合わせの電話があり、対象者へ経緯をお伝えし、個人情報の不適切な取扱いをした旨をお詫びいたしました。

 

4 再発防止策

戸籍住民課全職員を対象として個人情報の適正な取扱いについての研修を実施するとともに、あらためて住民票交付事務に係るルールの徹底を図ります。

また、窓口で対応困難な状況が生じた場合の対応マニュアルを整備し、活用を図ります。

お問い合わせ

宮城野区役所戸籍住民課

仙台市宮城野区五輪2-12-35 宮城野区役所1階

電話番号:022-291-2111

ファクス:022-291-2369