学校給食費決定（変更）通知書兼納入通知書の誤記載について

4月17日に発送した令和元年度分の学校給食費決定（変更）通知書兼納入通知書※（27,933通）のうち、学校給食費の追加徴収がある方に送付した一部の納入通知書（3,639通）の記載内容に誤りがあったことが判明しました。
対象の方には4月24日付でおわびの文書を送付するとともに、追加徴収額の金額には誤りはないことから、口座振替は予定どおり実施します。
対象の皆さまにご迷惑をおかけしましたことを深くおわびしますとともに、再発防止に向けた対策を徹底していきます。

※学校給食費決定（変更）通知書兼納入通知書
各学校の実施予定回数をもとに請求している給食費について、実際の給食の回数が予定回数と異なった場合に、追加徴収または還付の金額をお知らせするものです

経緯

4月17日

令和元年度分の給食費について、年度当初予定額から変更（追加徴収または還付）があった保護者に対し、変更通知書（27,933通）を発送。

4月20日

一部の保護者から「給食費の合計額に誤りがある」との問い合わせが寄せられた。確認したところ、追加徴収分の変更通知書3,767件のうち、3,639件において、変更前の合計額に誤りがあったことが判明。

※残り128件については、個別処理をしており誤りはない

4月20日～21日

その他の通知書について記載内容の調査を行い、誤りがないことを確認。

件数

3,639通

原因

変更通知書兼納入通知書の変更前の合計額の欄には、第1期（4・5月）から第9期（2・3月分）までの合計額が記載されることになっている。
今回の誤記載は、システムのプログラムミスにより、変更前の合計欄に追加徴収分が加算された金額が記載されていたもの。また、作成後の通知書の内容確認が十分でなかったもの。

対応

対象の方には、4月24日付でおわび文書を送付する。追加徴収分の金額については誤りがないため、予定どおり納期限（4月30日）に口座振替を行う旨を、併せてお伝えする。

今後の対応・再発防止策

システムのプログラムを修正するとともに、他にプログラムミスがないかシステム開発業者に確認している。また、通知書のテスト出力時や本番出力時において金額等の内容についてダブルチェック等を徹底し再発防止を図る。