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更新日:2018年10月12日

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太白区役所におけるマイナンバー通知カードの不適切な管理について

受取人不在等の理由で太白区役所に返戻されたマイナンバー通知カード(以下「通知カード」という。)について、その取り扱い経過等を記録する「管理簿」上の数値と実際に保管している通知カード数に不一致があり、関係書類を精査したところ、122名分の通知カードの所在が確認できないことが判明しました。

対象となった方に対しまして、10月12日付けで文書を送付し、本事案に関するお詫びと訪問調査への協力をご依頼いたします。

適切な管理を徹底すべき通知カードについて、このような事態に至り、対象となった皆さまに多大なご迷惑とご心配をおかけしましたこと、また、市民の皆さまの信頼を損ねることとなりましたことを深くお詫び申し上げます。

今後は確認のとれない通知カードの所在の特定に全力を尽くすとともに、再発防止に向け当該事務のあり方を見直し、個人情報の適正な取り扱いの徹底を図ってまいります。

 

1 通知カードの取り扱い

(1)住民あての送付と返戻

  • マイナンバー制度の導入にあたり、平成27年11月以降、地方公共団体情報システム機構(J-LIS)が全ての住民あてに通知カードを送付(世帯毎にまとめられ簡易書留で発送)。
  • そのうち受取人不在等の通知カードは住所地の市区町村(本市では区戸籍住民課・総合支所税務住民課)に返戻。

(2)管理と保管

  • 市に返戻された通知カードは、管理簿に所定の情報を入力し、未開封のまま保管。
  • 返戻の対象者が受領のため窓口に来庁した場合には、本人確認を行った上で交付。また、事情がある方から電話等で申し出があった場合には、簡易書留で再送。
  • 対象者の死亡や区外転出が確認された場合は、必要な手続きを経て廃棄。

2 経過

(1)平成27年11月以降

  • 平成27年11月以降に発送された通知カードは各区に大量に返戻され、太白区では当月分だけで約8,600件にのぼりました。そのような中、平成28年1月からはマイナンバーカードの交付が開始され、想定を超える業務量に作業が追いつかず、管理簿の整理が後回しになっていました。
  • こうした状況であることが組織内で共有されていなかったほか、返戻された通知カードと管理簿との定期的な突き合わせ作業も行われておりませんでした。
  • なお、平成29年10月には総務省から、返戻された通知カードの適切な保管や管理に関しての通知があったものの、十分な対応ができておりませんでした。

(2)平成30年4月以降

  • 区では市民局(事務の主管局)に対し、毎月通知カードの返戻状況(返戻通数、廃棄通数、交付通数)を報告していましたが、今年度最初の報告を行う際に確認したところ、報告数と管理簿上の数、加えて保管している封筒数のいずれも一致しないことが判明しました。
  • その後、管理簿と保管している封筒の突き合わせをはじめ、通知カードを窓口で受け取る際の申請書や住所異動届書などの関係書類を精査したところ、122名分(封筒数78通)の通知カードの所在が確認できない状況。

3 推測される要因

通知カードを交付もしくは廃棄したにもかかわらず、管理簿にその取り扱い経過を適切に入力しなかったことが主たる要因と考えられますほか、通知カードを誤って廃棄した可能性があります。

 

4 調査の実施および通知カードの再発行

(1)調査の実施

通知カードの所在を確認できない方に対し、文書を送付の上で、原則として、職員が直接訪問し、今回の事案をお詫びするとともに通知カード所有の有無を確認します。

(2)通知カードの再発行(通知カードの所在が不明の場合)

調査の結果、通知カード所有の確認ができない場合には、ご本人の了解を得た上で、新たなマイナンバーを付番するとともに通知カードを再発行します(旧ナンバーは無効になります)。

 

5 問い合わせ窓口

  今回の事案に関して、対象の方からの問い合わせや相談に応じるため、太白区役所に下記のとおり電話窓口を設けます。

  • 電話番号 247-1086 および 247-1087
  • 開設期間 10月13日(土曜日)~ 10月26日(金曜日)

        (期間中、土曜日・日曜日も開設)

  • 対応時間 9時~18時

 

6 再発防止策

個人情報の適正な取り扱いを徹底するとともに、通知カードにかかる事務の手順を明確化し、これに基づき確実に業務を行います。併せて、返戻された通知カードと管理簿を定期的に突き合わせ、適切な状況把握に努めてまいります。

お問い合わせ

太白区役所戸籍住民課

仙台市太白区長町南3-1-15 太白区役所1階

電話番号:022-247-1086