現在位置ホーム > 市政情報 > 広報・広聴 > 記者発表資料 > 記者発表資料 2020年度(令和2年度) > 9月 > 太白区役所における住民票コード通知書の発送遅滞について

更新日:2020年9月29日

ここから本文です。

太白区役所における住民票コード通知書の発送遅滞について

太白区戸籍住民課において、住民票コードをお知らせする通知書(はがき)について、平成29年度分27通、令和元年度分40通、令和2年度分936通、合計1,003通の発送が遅滞していることが判明しました。

遅滞した通知書については順次発送手続きを進めていますが、対象の皆さまに多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

1 住民票コード通知書について

(1)住民票コード

  • 住民基本台帳法の規定により住民票に記録された11桁の数字。番号は無作為に付番され、一人一人異なるものとして管理される。
  • 平成14年8月の住民基本台帳ネットワークシステム稼働に伴い、世帯ごとに通知書が送付された。その後は、出生や海外からの転入等による住民登録の際に住民票コードを付番することとし、初めて住民票コードが付番された際には、区長は、速やかに住民票コード等を書面により通知しなければならないものとされている。
  • 国の行政機関等における事務手続きの際に、住民票コードを記入することで住民票の提出が不要になる。

(2)発行、発送手続き

  • 住民票コード通知書は、市民局戸籍住民課(平成30年度までは区政課)において全市分の対象者について毎週一括で作成し、各区戸籍住民課および総合支所税務住民課に送付される。(太白区分は毎週40通程度)
  • 各区戸籍住民課および総合支所税務住民課は受領した住民票コード通知書の宛先等を確認の上、発送する。

2 判明した経緯

9月8日(火曜日)、事務分担の見直しに伴い業務の進捗状況を確認したところ、住民票コード通知書発送事務が遅滞していることが判明した。これを受け、遅滞している発送作業を速やかに行うため、宛先等の確認作業を開始した。

9月23日(水曜日)に本年度分の未発送の通知書が全部で936通であることが分かり、他に未発送の通知書がないか調査したところ、9月25日(金曜日)に平成29年度分27通と令和元年度分40通が課内で見つかり、いずれも未発送であることが判明した。

3 通知書発送遅滞の対象者

以下の期間において、出生または国外からの転入等により初めて住民票コードが付番された住民で、住民登録時点で太白区(秋保総合支所管内を除く)に住所のあった方。

(1)平成30年1月4日~5日     27人

(2)令和元年8月26日~30日    40人

(3)令和2年3月23日~9月11日   936人   計1,003人

4 原因

(1)事務処理が滞っていたことに対し、適切な進捗管理が行われていなかったもの。

(2)当該事務について担当者間の事務引き継ぎが適切に行われておらず、それに対するチェックが不十分であったもの。

5 今後の対応

発送遅滞分の住民票コード通知書について、速やかに宛先等の確認作業を行うとともに、確認が完了したものから順次発送する。

6 再発防止策

(1)住民票コード通知書の発送事務について、適切な事務処理が行われているか受領日・確認日・発送日とその処理数を記載した進捗管理表を新たに作成し、課長・係長が進捗状況の確認を毎週行うとともに、その他の発送事務についても適切に進捗管理が行われているか再確認し、事務処理の遅滞や失念を防止する。

(2)特に、担当替えが発生した場合は、明確な事務分担表を作成し、事務引き継ぎが適切に行われるよう、改めて徹底する。

お問い合わせ

太白区役所戸籍住民課

仙台市太白区長町南3-1-15 太白区役所1階

電話番号:022-247-1111

ファクス:022-249-1131