特定非営利活動促進法に基づき、市内にのみ事務所のある特定非営利活動法人（NPO法人）は所轄庁である本市に対し、事業報告書などを提出することとされています。また、法の努力義務規定に基づき、本市ではこれらの文書をNPO法人ポータルサイト^※へ掲載することにより公表しています。

ポータルサイトへの掲載に当たり、文書に記載されている個人情報のうち、国により除くべき情報とされている住所について、閲覧できる状態で掲載していたことが判明しました。

関係者の皆さまに深くお詫びいたしますとともに、今後同様の事案が発生しないよう、再発防止に取り組んでまいります。

※NPO法人ポータルサイト　内閣府が運営する、NPO法人の情報を提供するホームページ

1　概要

ポータルサイトへの掲載に当たっては、内閣府の通知に基づき、文書に記載されている氏名、住所等の個人情報のうち、住所は除いて掲載することとされており、本市においても、通常、住所についてマスキング（目隠し）し、閲覧できない状態で掲載している。

令和5年12月28日、他自治体において個人の住所が記載された文書がポータルサイトへ誤掲載されていた事案について、内閣府から注意喚起があり、これを受け、本市でも確認したところ、計14法人の文書において役員や社員（法人の構成員）個人の住所が閲覧できる状態で誤掲載されていることが判明した。

2　誤掲載した内容

（1）対象

調査対象法人数425法人のうち、

1.法人数　　　14法人

2.文書件数　　17件　＊3法人において、2種類の文書に誤掲載があった

3.対象者数　　85名（実人数）

※1月16日、17日に判明。

（2）種類

1.事業報告書等（平成30年度～令和4年度）

（ポータルサイトには過去5年分を掲載。当文書には、年間役員名簿、社員名簿等が掲載されている）

2.役員名簿（現在の役員の氏名および住所等を記載した名簿）

3.認証書

（3）誤掲載期間

最長で、令和3年6月9日から令和6年1月17日まで

※令和2年の法改正に伴い、令和3年6月9日から、ポータルサイトへの掲載に当たっては、記載されている氏名、住所等の個人情報のうち住所を除いて掲載する運用が開始。

3　対応等

ポータルサイトに誤掲載していた文書は、事案が判明した日のうちに掲載を取り下げ、後日個人の住所をマスキングした上で再度掲載した。

該当する法人および個人の方に対して、訪問や文書により事案の説明と謝罪を行った。

※現時点で、当該事案による被害の情報は寄せられていない

4　原因

ポータルサイトへ掲載する際の事務処理マニュアルを作成していたが、法改正を踏まえた、個人の住所の取り扱いに関する記載が不十分であった。また、このことにより掲載時の課内でのチェックが十分に行われなかった。

5　再発防止策

事務処理マニュアルを整備し周知徹底を図るとともに、チェックリストを作成し、掲載時の活用を徹底することにより、チェック機能の強化を図る。