「仙台市男女共同参画社会に関する市民意識調査^※」にご協力をお願いするため、調査票の発送作業をしていた際、対象の方の個人情報が記載された名簿を誤廃棄する事案が発生しました。

　現時点で情報の流出は確認されていませんが、対象の方々にご迷惑をおかけしましたことをおわびいたしますとともに、個人情報の記載された資料の適切な管理を徹底するなど再発防止に努めてまいります。

 

　※仙台市男女共同参画社会に関する市民意識調査

1. 対象　仙台市に住民票のある18～79歳の男女3,500人
2. 期間　8月30日（金曜日）～9月20日（金曜日）
3. 回答　インターネットもしくは書面

 

1　事故概要

　8月28日（水曜日）午前中に調査票の発送が完了したことから、男女共同参画課執務室内において、不要になった対象者名簿を裁断機にかけて廃棄しようとしたところ、対象者名簿が入った段ボールが見当たらないことに気づいた。28日（水曜日）夕方から30日（金曜日）にかけて捜索を行うとともに、職員へのヒアリングを実施したところ、22日（木曜日）の発送作業時に執務室内にある古紙回収集積場所付近に対象者名簿が入った段ボールを置いていたこと、また、同日午後に古紙回収が実施されていることが判明した。

　9月2日（月曜日）、古紙回収を行っている清掃業務受託者への聞き取りを実施。古紙回収作業時、集積場所周辺にあった紙類は、解体していない段ボールも含め全て回収していることを確認した。また、同日、古紙処理業者の工場を訪問し、聞き取りを行ったところ、今回回収された古紙や段ボールは23日（金曜日）から24日（土曜日）にかけて圧縮処理が行われていることを確認した。以上のことから、個人情報流出の可能性は低いものと考えている。

 

2　誤廃棄した名簿に記載のある個人情報

調査対象者として8月1日現在の住民基本台帳から無作為抽出した、本市に住民票のある18～79歳の男女3,500名分の住所、氏名（漢字・かな）、性別、生年月日

 

3　対応について

　本来、機密文書として扱うべき個人情報が記載された対象者名簿を、誤って古紙回収により廃棄したことについて、対象の方々に対し、9月6日（金曜日）付でおわびの文書を送付する。

 

4　再発防止策

1. 課内において、個人情報の適切な管理や取り扱いについて、改めて周知徹底を図る。
2. 発送作業にあたり、複数人での手順確認、発送に使用する帳票類の確認、適切な保管の徹底を行うほか、作業場所についても、誤廃棄や混入等を防ぐため、エリアを明確に区別するなどの対策を行う。