青葉区役所における外国人国外転入特設窓口の開設について/Regarding the opening of a special counter for foreign nationals moving into Aoba Ward from outside Japan

・日本語/Japanese
・英語/English

概要

令和6年9月5日（木曜日）午前10時より予約が開始されます。

青葉区役所において、外国人向けの国外転入手続きの特設窓口を開設いたします。利用にあたっては、オンラインによる窓口の予約や届出に必要な項目の事前入力が必要です。詳細は以下のとおりです。

詳細
予約できる手続	住民登録手続きなど（在留カード・国民健康保険証・国民年金関係を含む）
予約できる人	日本国外から仙台市青葉区に転入する外国人の方　※代理人可
予約できる期間	令和6年9月25日（水曜日）から令和6年10月4日（金曜日）の平日8日間
予約できる時間	午前8時30分から午後4時まで　※30分間隔で予約可能
予約した日に行く場所	仙台市青葉区役所9階　特設窓口

手続きの流れ

ステップ1　オンラインフォームから青葉区役所に行く日時を事前予約

1　国外転入事前予約フォーム（外部サイトへリンク）にアクセス
2　同意事項にチェック
3　予約日時を選択
4　必要事項を入力
5　予約完了（自動返信メールが届きます。）

ステップ2　オンラインフォームから届出情報を事前入力

1　マイページ※から入力フォームにアクセス
　※ステップ1の完了画面または自動返信メールからアクセス
2　同意事項にチェック
3　質問項目に回答
4　届出情報を入力（日本語または英語で入力してください）
5　事前入力完了（自動返信メールが届きます。）
　※予約日時や入力内容を変更したい場合は、マイページから事前入力フォームにアクセスし、予約日時や入力
　　内容を変更してください。
　※予約をキャンセルしたい場合は、国外転入予約キャンセルフォーム（外部サイトへリンク）から、キャンセ
　　ル登録をしてください。

ステップ3　予約した日時に青葉区役所の特設窓口へ行き、手続きをする

1　持ち物を確認する
　・在留カードまたはパスポート（主要空港以外から入国した場合）
　・続柄証明書とその翻訳（同居する家族がいる場合のみ任意で提出）
　・委任状（代理人が手続きする場合）
2　青葉区役所の場所を確認する　※Google マップ（青葉区役所）（外部サイトへリンク）
3　予約した日時に青葉区役所9階の特設窓口に行く
4　転入手続き完了

ご不明点は以下の案内をご確認ください。

Overview

Reservations will begin on Sep. 5, 2024 (Thu.) at10:00 am.

For those who moving into Aoba Ward, Sendai from outside of Japan.Advance reservations available online for move-in procedures.

detail
What procedures	Residence registration etc. (inc. residence card, national health insurance card, or procedures related to national pension)
Eligible persons	Foreign nationals moving to Aoba Ward, Sendai, coming from outside Japan* *A proxy may also complete the procedures.
Period	The 8 weekdays between Sep. 25, 2024 (Wed.) and Oct. 4, 2024 (Fri.)
Reservation slots	8:30 a.m. to 4:00 p.m.* *30 minute slots
Location of service	Special counter, 9th floor, Aoba Ward Office, Sendai

Procedure

Step 1　Make an advance reservation via the online form

1　Open the overseas transfer advance reservation form（外部サイトへリンク）
2　Check boxes of terms
3　Select reservation date
4　Fill in necessary items
5　Reservation completed(Upon completion you will receive a confirmation e-mail with a link to access your My Page)

Step 2　Fill in information beforehand online

1　Open the pre-fill form via your My Page*
　*You can access this from the completion screen of the online reservation form or through the link in the
confirmation e-mail.
2　Check the boxes of terms
3　Answer the questions
4　Fill in information to be declared (in Japanese or English)
　※If you would like to change the reservation date and time or the information filled, please access the pre-fill form from My Page to change them.
　※If you wish to cancel your reservation, please register for cancellation using the Overseas Transfer
Reservation Cancellation Form（外部サイトへリンク）.

Step 3　Complete procedures on your reservation date at the Aoba Ward Office

1　Check to see if you have all necessary items
　・Residence card or passport （if you entered Japan via a non-major airport）
　・Certificate of relationship and its translation (optional, only if you are living with other family members）
　・Letter designating the right to proxy (if a proxy will be completing the procedures for you)
2　Confirm the location of Aoba Ward Office ※Google map(Aoba Ward Office)（外部サイトへリンク）
3　Visit the special counter, on the 9th floor of Aoba Ward Office on your reservation date
4　Move-in procedures completed